給与明細を電子化するメリットおよび注意点を解説
本記事では、給与明細を電子化した場合のメリットおよび注意点を紹介します。
給与明細の電子化とは
給与明細の電子化とは、給与支払の際に従業員へ発行する給与明細を電子化して交付することです。
法律で認められている「電子交付」の方法は、以下の3つを指します。
【電子交付の種類】
1 電子メールを利用する方法
2 社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧に供する方法
3 CD等の媒体に記録して交付する方法
※国税庁ＨＰ「1. 基本的な事項」参照
これまでは給与計算後の明細を紙で従業員に交付するのが一般的でした。
現在では、メールで給与明細書のＰＤＦファイル等を添付して交付するほか、クラウドソフトを活用して従業員が給与明細書をweb上で閲覧できるようにする方法を採用するケースが増えています。
そこで、電子交付の種類として、主に上記の「2 社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧に供する方法」について取り上げて、給与明細を電子化した場合のメリットおよび注意点を紹介します。
給与明細電子化における管理者のメリット
1 コストの削減と業務効率化
給与明細を紙で発行するためには、紙や印刷の費用の他、郵送の費用がかかります。
少人数の会社であれば、費用負担は少ないかもしれませんが、従業員数が多ければ膨大なコストになり、印刷後の明細の封入や配布作業にかかる人件費も発生します。
給与明細を電子化することによって、これらのコストを削減できる他、紙明細の印刷や郵送にかかっていた時間を短縮でき、その分を別の仕事の時間に充てることができるため、業務効率が上がります。
2 紙明細の配布に伴うミスの減少
印刷後の紙の給与明細を封筒に入れて郵送する作業において、中身の入れ違いや誤発送といった人為的なミスが発生する可能性があります。
給与明細を電子化することによって、上記のミスを防ぐことができます。
給与明細電子化における従業員のメリット
給与明細の電子化は、従業員側にもメリットがあります。
1 給与明細が管理しやすくなる
紙明細の場合は、紛失したり誤って捨ててしまった場合は閲覧することができなくなってしまいますが、給与明細を電子化することにより、保管場所も必要なくなり、紛失トラブルも避けられることから、管理が楽になります。
2 好きなタイミングでいつでも給与明細を確認できる
紙明細の場合は、自宅などの保管場所でしか給与明細を確認することができませんが、電子化することによって、スマートフォン上でいつでも確認できるようになります。
給与明細の電子化における注意点
給与明細の電子化はメリットが多いですが、あらかじめ知っておくべき注意点もあるので紹介します。
1 従業員からの同意の取得が必ず必要
電子交付には条件があり、必ず従業員からの同意を得る必要があります（所得税法231条）
会社としてはメリットの多い電子化ですが、従業員から必ずしも同意が得られるとは限りません。
従業員には電子化による従業員側のメリットもしっかりと説明し、理解してもらう必要があります。
2 電子化システムの導入時に費用が発生する
給与明細の電子化により、紙で発行するために必要な用紙や印刷、郵送にかかるコストを削減できますが、電子化システムを導入するためにはコストが発生するため注意が必要です。
例えば、クラウド系のシステムの場合、初期費用に加えて従業員の人数に応じて月額利用料が発生するケースが多いです。
従業員が増えればその分導入コストも増加するため、あらかじめ確認する必要があります。
3 一定の期間で削除される可能性がある
電子化した明細のデータは、無期限で保存されているわけではなく、多くの場合一定の期間で削除される可能性もあります。
システムを別会社のものに入れ替えした場合、過去のデータの引き継ぎができないことも考えられます。
このような注意点があることは、事前把握しておく必要があります。
4 情報漏えいリスクの把握と対策
インターネットの特性上、情報漏えいのリスクが伴います。
メールで配布する場合は、送信先の誤ってしまう可能性もあります。
社内のセキュリティレベルやパスワードの漏えいにより、第三者に閲覧される危険性があります。
リスク面も理解した上で、情報漏えいを予防できる体制を整えつつ電子化システムを導入する必要があります。
まとめ
今回は、給与明細を電子化した場合のメリットおよび注意点について解説しました。
メリットの多い給与明細の電子化ですが、注意点についてもしっかり抑えた上で、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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