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プライバシーポリシー

個人情報保護方針 コンプライアンス Cookieの利用について 情報セキュリティ方針

個人情報保護方針

株式会社Aimペイロールエージェンシーは、給与計算代行事業（以下、「業務」という）を営むにあたり、大量のお客様情報を取得し、利用させて頂いている社会的責任を十分認識し、個人情報に関するリスクに対する合理的な管理策を構築し、維持向上させるため以下に示す個人情報保護方針を定め、この方針を具体的に実施するための個人情報保護マネジメント・システムを構築し、確実に運用致します。

  • 1.業務で利用する個人情報は、その利用目的を明確に定め適法かつ公正な方法で取得します。
    また、個人情報を直接書面で取得する場合には、あらかじめ本人に同意を得た利用目的の範囲内で取扱います。
    それ以外の方法で取得する場合は、HP等で公表した利用目的の範囲内で利用させて頂きます。 取得後につきましては、目的外の利用が行われないように必要な措置を実施します。
  • 2.個人情報を利用目的の範囲内で外部委託する場合には、委託先に個人情報の保護を徹底させ、安全管理上の適切な監督を行います。
    また、個人情報の提供は、適切に(本人の書面による同意がある場合、法令による場合のみ)行います。
  • 3.個人情報保護法及び当社の事業領域に関連のある全ての国が定める指針その他の規範等を遵守し、JISQ15001(個人情報保護マネジメント・システム要求事項)に規定される管理策を全社的に適用し管理を徹底します。
  • 4.取り扱う個人情報に関するリスクを十分に分析及び認識し、個人情報の漏洩、滅失、又はき損の防止を行い、また、これらの事態が発生するリスクを察知した際には、迅速な是正措置を講じる体制を構築・維持致します。
  • 5.ご意見・苦情等につきましては、取得時に提示する書面、当社HP等に苦情・相談窓口を明示し、迅速な対応を可能とする体制を構築・運用致します。
  • 6.個人情報保護マネジメント・システムについては、ネットワーク技術動向、個人情報保護に関する社会情勢及び本人から寄せられるご意見・苦情等の内容を十分考慮し、その水準を継続的に改善して参ります。
  • 7.当方針の理念は、当事務所の社員情報及び採用応募者の個人情報等、上記業務以外の全ての個人情報に関しても適用致します。
苦情･相談窓口

【FAX】011-206-4573　　
【MAIL】teamkyuyo@office-ebina.com

  • 【認定個人情報保護団体及び苦情の解決の申出先】
  • 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室
  • 【認定個人情報保護団体の所在地】
  • 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号
    六本木ファーストビル内
  • 【認定個人情報保護団体の電話番号】
  • TEL 03-5860-7565　　
    フリーダイヤル 0120-700-779
  • 【認定個人情報保護団体のホームページ】
  • https://www.jipdec.or.jp

令和3年5月1日　制定
株式会社 Aimペイロールエージェンシー
代表取締役　蝦名　和広

プライバシー･ステートメント

個人情報の利用目的

お預かりした個人情報は、下記の業務に利用するものとします。
  • ・給与計算代行サービス、人事労務コンサルティング

個人情報の任意性

当社への個人情報の提供は任意でありますが、もしご提供頂けなかった場合、上記の業務が遂行できないことにより、不利益が生じる可能 性があります。

開示等のご請求について

お預かりした個人情報は、利用目的の通知を求めた場合又は開示等の請求をした場合、本人確認後速やかに開示され、訂正、削除、利用停止の場合は、合理的期間内に対応いたします。なお、その際のお手続きは下記のとおりです。
a．開示等の求めのお申し出先
お問合せ窓口にお申し出ください。
b．開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式
ご本人又は代理人であることを確認させていただいた後、必要な請求書を郵送させていただきます。
  • ①開示請求
  • 「個人情報開示請求書」
  • ②利用目的の通知
  • 「個人情報利用目的通知請求書」
  • ③訂正・追加・削除
  • 「個人情報訂正等請求書」
  • ④利用（第三者提供）停止
  • 「個人情報利用停止等請求書」
（請求書に記載された申込者本人の住所宛に、書面にて郵送することでご回答させていただきます。）
c．開示等を求められる方が、本人又は代理人であることの確認の方法
お問い合わせの際に住所、氏名、生年月日、連絡先等を承ります。
場合により、必要書類のご返送時に、下記のご本人確認書類を添付していただく場合がございます。
（その際、添付書類の利用目的等を記載した「個人情報に関する同意書」にもご記入、ご返送して頂きます。）
  • ①本人確認「運転免許証、保険証、パスポート等のコピー」
  • ②代理人確認
    • ・法定代理人の確認「戸籍謄本」及び「(代理人の)運転免許証、保険証、パスポート等のコピー」
    • ・委任代理人の確認「委任状」及び「(本人の)印鑑証明書」

〒063-0002 札幌市西区山の手2条12丁目11番38号 山の手CITYビル1階
株式会社 Aimペイロールエージェンシー
個人情報保護管理責任者　五十嵐 浩紀

コンプライアンス

株式会社 Aimペイロールエージェンシーは、企業様の大切な企業情報や個人情報をお預かりするため、以下のようなセキュリティ体制を構築して います。

１．入退室の管理システム

ICセキュリティカードキーを導入し、警備会社により弊所の施錠・開錠を常時監視しております。警備会社による24時間体制の警備システムを導入し、異常を感知した場合には警備会社が駆けつけ警備にあたります。職員以外の者の執務エリアへの入退室を制限し、執務エリアへ業社様等が入室される際は、入退室記録を取得しつつ、職員立ち会いによる作業により、機密性を確保しています。

２．サーバー、バックアップ体制

みなさまからお預かりしている個人情報等の重要データを保護するため、システム管理責任者のみが対応できるセキュリティ対策を施したサーバースペースを設け、万全のバックアップ体制も構築しています。

３．PCセキュリティ対策

各職員のPC単位にログイン名・パスワードを設定して、離席時にはPC操作をパスワードロックさせています。また、ウィルス対策は、キヤノンITソリューションズ株式会社が提供する「ESET」を採用し、常時最新のコンピューターウィルスへの対策管理を行っています。
職員の個人所有のノートPC、タブレット・スマートフォン等の使用を原則禁止とし、やむを得ず情報の所外持ち出しを行う際にも厳格な運用ルールを設けて利用を制限しています。

４．紙媒体の保管管理

紙媒体による企業・個人情報等の重要データを保護するため、専用の保管スペースにて年度単位で期日管理を行い、保管期日到来後に再現できない形での廃棄を確実に実施しています。

５．職員教育

毎週職員研修を行い、法改正等の最新情報を共有して全職員の知識と意識の向上を図っています。
情報管理体制や情報管理マニュアル・情報管理の教育には重点を置き運用面での注意点の理解を深めさせています。
皆様の大切な情報をお預かりする立場として、安心してお預け頂ける事務所を目指し続けて参ります。

情報セキュリティ方針

株式会社Aimペイロールエージェンシ－は、給与計算アウトソーシングや人事関連コンサルティング事業を通じて、お客様と一生のお付き合いをさせていただく覚悟を持ち、会社を強くし、ビジネスを成功へ導くお手伝いをさせて頂きます。
私たちは仕事を通じて、社会的役割を果たし社会に貢献し続けるという経営理念のもと、お客様の重要な情報資産をお取扱いし、確実な業務を提供するために情報資産の漏洩、き損、滅失等のリスクからこれらの情報資産を保護することの重要性を認識し、役員、従業員以下、すべての従業者を挙げて以下の方針を遵守し、情報資産の機密性、完全性、可用性といった情報セキュリティを維持するための活動を実践いたします。

  • 1.情報資産を保護するために、情報セキュリティに関連する法令、規制その他の規範およびお客様との契約事項を遵守いたします。
  • 2.情報資産に対して存在する漏洩、き損、滅失等のリスクを分析、評価するための基準を明確にし、体系的なリスクアセスメント方法を確立するとともに、定期的にリスクアセスメントを実施いたします。また、その結果に基づき、必要かつ適切なセキュリティ対策を実施いたします。
  • 3.担当社員を中心とした情報セキュリティ体制を確立するとともに、情報セキュリティに関する権限および責任を明確にいたします。また、すべての従業者が、情報セキュリティの重要性を認識し、情報資産の適切な取り扱いを確実にするために、定期的に教育、訓練および啓発を行います。
  • 4.情報セキュリティポリシーの遵守状況及び情報資産の取扱いについて、定期的に点検及び監査を行い、改善項目については、速やかに是正処置を講じます。
  • 5.情報セキュリティ上のイベントやインシデントの発生に対する適切な処置を講じるとともに、万一それらが発生した場合に際して、あらかじめ、被害を最小限に留めるための対応手順を確立し、有事の際には、速やかに対応するとともに、適切な是正処置を講じます。また、インシデントについては、その管理の枠組みを確立し、当組織の事業継続を確実にいたします。
  • 6.基本理念を実現するための目標を定めた情報セキュリティマネジメントシステムを確立し、これを実行するとともに、継続的に見直し、改善を行います。

2024年5月1日
株式会社 Aimペイロールエージェンシー
代表取締役　蝦名　和広