クラウド型年末調整システムを導入するメリットや注意点を解説
本記事では、クラウド型年末調整システムを導入するメリットについて、注意点も含めて解説します。
年末調整業務のクラウド化とは
年末調整業務のクラウド化とは、年末調整業務における各種控除申告書の作成から市区町村への提出まで、オンライン上で完結できる体制を整えることを意味しています。
これには、年末調整システムの導入が必要となります。
従業員の情報管理や過不足額の計算、各種帳票作成等の機能を搭載している年末調整システムを導入することによって、工数の掛かる書類作成や計算業務はシステムで完結できるため、業務の担当者は別の作業に労力を割くことができます。
年末調整の申告情報の修正作業や差し戻しのやり取りもシステム上で行えるため、従業員へ個別で対応する機会を大幅に減らすことができる他、システムのアップデートやメンテナンスについてはシステムの供給元が行うため、自社で対応する必要はなく、法改正が起きてもスムーズに対応可能となります。
ここからはクラウド型年末調整システムの導入によるメリットについて具体的に紹介します。
クラウド型年末調整システムの導入によるメリット
担当者の負担軽減と業務効率化
クラウド型年末調整システムを導入することで、扶養控除等申告書や保険料控除申告書、源泉徴収票など、各種帳票を自動で作成できるため、担当者の業務負担を軽減することができます。
申告書の作成は、従業員が答えたアンケート内容と登録情報を元にシステムが行うため、担当者は作業を行う必要が無く、過不足額の計算から反映までシステムに任せられるため、業務の正確性とスピードを両立できます。
特に少人数の担当者で年末調整業務を紙で管理して対応している場合には、ケアレスミスの発生リスクがより大きくなりますが、年末調整システムの導入によって、ケアレスミスの発生リスクの軽減の他、担当者の負担軽減と業務効率化も図ることができます。
ペーパーレス化によるメリット
書類作成から市区町村への提出までの年末調整業務をシステムで行うことができるため、ペーパーレス化による消耗品コストの削減につながります。
過去のデータはシステムに保存されるため、保管スペースの確保や整理する手間も不要になります。
さらに、紙書類であれば、生命保険や住宅ローンなどの控除証明書などの紛失リスクがありますが、年末調整システムであれば、電子データとして管理できるため、紛失する心配は無くなります。
従業員へ個別で対応する機会を大幅に減らせる
従業員が提出した控除申告書に対する修正依頼や差し戻し、再回収について、全てシステム上で行うことができるため、従業員への対応に要する時間を減らすことができます。
提出状況もシステム上ですぐに把握できるため、従業員と個別に何度もやり取りを重ねる必要がなくなり、担当者は業務に集中して取り組むことができます。
また、従業員側は、アンケートに答えていけば回答内容が反映されるため、紙書類のように記入事項をすべて埋めていく必要がなく、従業員側にもメリットがあります。
ヘルプガイド機能を活用すれば、不明点についても丁寧なサポートを受けられるため、定型的な疑問に関しては早期解決が期待できます。
以上から、従業員と担当者双方にとって、紙書類での対応に比べてストレスが少なく作業を進められることとなります。
クラウド型年末調整システムを導入する際の注意点
ネット環境が必須
年末調整の電子化を導入するためには、ネット環境が必須のため、社員がスムーズに電子データの作成ができるようにネット環境を整える必要があります。
また、ＰCやスマートフォンの操作に慣れていない社員に対しては、サポート体制の構築も必要となるため注意が必要です。
社内のサポート体制の構築
クラウド型年末調整システムを導入する前に、社内のサポート体制を構築しておく必要があります。
いざ運用がスタートした際に社内体制が整っていなかった場合、PCやスマートフォン操作に慣れない社員から、「紙ベースでの年末調整に戻してほしい。」といった反発意見がでてくる可能性も考えられます。
導入前にしっかりと社員に対して説明し、社内体制を整備する必要があります。
システムの統一が必要
自社で既に利用している給与計算システムと、これから導入するシステムをどのように掛け合わせるかといった、システム面での課題も考えておく必要があります。
システム導入の際には、事前にシステム提供元にも確認し、システム改修面での追加コスト等について確認しておきましょう。
自社のシステム改修に伴う業務負担の影響も考慮しつつ、導入を進めるべきか検討しましょう。
まとめ
今回は、クラウド型年末調整システムを導入するメリットや注意点を解説しました。
年末調整業務を負担に感じている方は、注意点も踏まえて導入を検討してみるのはいかがでしょうか。
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